Skip to content
Sivupoluilla

Työ – mikä ihana asia

Olen silloin tällöin hehkuttanut työstäni Facebookissa. Olen kehunut työpaikkaani ja toimenkuvaani, työyhteisöämme ja tuotteita joiden parissa saan työskennellä. Tässä poustissa pyrin avaamaan sitä, miksi olen niin mieltynyt työhöni.

Selvennettäköön aluksi, etten elä työtä varten. Elämääni kuuluu muutakin kuin työ, vaikka työstäni pidänkin. En käsittele sähköpostia kotona paitsi erikoistapauksissa. En tee töitä viikonloppuisin paitsi kun tarvitsee tehdä muutoksia järjestelmääni tuotantoaikojen ulkopuolella. Tätä ei tapahdu kovin usein – muutaman kuukauden välein. Kirjaan kaikki tunnit jotka teen ja saan pitää ylimääräiset tunnit vapaana myöhemmin. Tämän ansiosta saan siis vuodessa 7-8 viikkoa palkallista lomaa normaalin 5 viikon sijaan. Ei huono vaihtokauppa jos minulta kysytään.

Muuten olen siis töissä normaalien toimistoaikojen mukaisesti. Tulen yleensä töihin 8.30 ja 9.00 välillä ja lähden 16.00-17.00 välillä. Viikossa tunteja kertyy 35-42 ja yleensä menee hieman plussan puolelle mutta ei pahasti. Pisin viikko on tainnut olla lähemmäs 50 tuntia, mutta tämä on johtunut aina siitä että olen tehnyt joitakin suurempia järjestelmäpäivityksiä tuotantoaikojen ulkopuolella.

En oikeastaan koe työuupumusta ollenkaan. Menen aina töihin hyvillä mielin ja jään toimistolle usein neljän jälkeen tekemään töitä nauttien illan hiljaisuudesta ja rauhasta. Suunnittelen usein heti herättyäni, mitä päivän aikana tulen tekemään, ja työpäivän päätyttyä saatan vielä puida päivän tapahtumia ja suunnitella seuraavaa päivääni. Haluan siis huomauttaa etten tee tätä pakonomaisesti tai stressaantuneena, vaan innoissani ja positiivisen odotuksen kautta. En vain malta odottaa että pääsen toteuttamaan suunnitelmiani ja itseäni!

Työn lähtökohdat

Mitä sitten oikeastaan teen työkseni? Tätä on vaikea selittää koska ihmisillä on niin eritasoiset käsitykset IT-alasta ja etenkin minun alueestani… eli wikit, yhteistyö netissä ja yrityksessä, sosiaalimedia, viestintä… Jotkut asiat voi selittää kansantajuisesti mutta toisia asioita ei yksinkertaisesti voi ymmärtää ellei työskentele IT-alalla tai toimistomaailmassa keskisuuressa tai suuressa yrityksessä jossa jonkinlainen wiki tai intra on pakollinen.

Nimikkeeltäni olen järjestelmäpäällikkö. Vastuihini kuuluu lyhyimmän kaavan mukaan: wikimme ylläpito ja kehitys. Yrityksemme on siis IT-palvelutalo joka tarjoaa ulkoistuspalveluita keskisuurille yrityksille (suuruusluokka muutama sata – muutama tuhat työasemaa). Tarjoamme myös palvelinylläpitoa, vuokraamme kapasiteettia, teemme softaräätälöintiä, rakennamme introja, teemme konsultointia eri tarkoituksiin… Palvelukirjo on melko laaja. Työntekijöitä meillä on 150 tällä hetkellä ja kasvu on kovaa. Työntekijöistä noin 100 työskentelee minun yksikössäni, joka tuottaa nimenomaan IT:n infra-palveluita eli pääasiassa työasema-, palvelin-, ja puhelintukea.

Mikä wikin tarkoitus sitten on? Rooli on jatkuvasti kasvanut ja muuttunut, mutta tällä hetkellä sieltä löytyy tekninen dokumentaatio asiakkaittemme ympäristöistä, työohjeet erinäisten tukipyyntöjen suorittamiseen, tekninen knowledgebase, tiimisaitteja sekä sisäisiä toimintaohjeita tuotannon pyörittämiseen. Päivittäisiä työohjeita ja -resursseja siis. Wikin rooli on nyt kasvamassa myös intran suuntaan koska sinne tulee myös perehdytysohjeet yleisellä tasolla, eli osastojen ja tiimien kuvaukset, henkilöstötietoa, tietoturvaohjeet ym.

Wiki-tuotteena toimii Atlassianin Confluence, joka on yrityksille suunnattu wiki. Yrityswiki tuo lähinnä integraatioetuja suhteessa muihin wikeihin:

  • Sen voi kytkeä yrityksen AD:hen (käyttäjähakemisto), jolloin erillisiä tunnuksia ei tarvita (ei tarvitse kirjautua erikseen, ei tarvitse hallinnoida tunnuksia erikseen)
  • Sinne voi tehdä sivurakenteen eli sisällön voi osittain suunnitella (yleisesti wikeissä ei suunitella sisältöä vaan se syntyy spontaanisti)
  • Office-tiedostojen sisältöä pystyy katsomaan ja muokkaamaan ilman että lataa tiedoston omalle koneelle, avaa, muokkaa, tallentaa ja lataa takaisin wikiin (workflow paranee)
  • Sisältöä voi tuoda wikiin esim. Word-tiedostoista suoraan niin että muotoilu ja kuvat saadaan mukaan

Tässä on vain osa lukuisista eduista, mutta tärkein seikka lienee se, että tuotteelle saa yritystasoista asiantuntijatukea seitsemänä päivänä viikossa. Voi siis luottaa siihen että ongelmat saadaan ratkaistua kohtuullisessa ajassa ilman että tuotanto kärsii.

Btw: I love open-source

Open-source -teknologioiden parissa työskenteleminen on ihanaa. Lähinnä ihanuus tulee ihmisistä jotka open-sourcen parissa puuhastelevat. Heidän asenteensa työntekoon on niin innokas ja vilpitön. Saan nauttia seuraavista teknologioista ja -yhteisöistä työssäni:

Atlassian Confluence

Atlassian Confluence

  • Atlassian Confluence (lähdekoodi on saatavilla lisenssin ostaneille)
  • MySQL
  • Java (hieman ristiriitaisin tuntein)
  • CentOS Linux + Apache Tomcat
  • HTML, CSS, web-kehitys
  • Notepad++

Työni käytännössä

Paljon pohjustelua, mutta yllä oleva ei silti kerro minkälaista arkeni oikeastaan on. Avaan hieman vastuitani tarkemmin ja käytännön asioita joita joudun työssäni hoitamaan.

Vastaan mm. siitä, että:

  • Wiki säilyy toimintakuntoisena tuotantoaikana klo 7-21
  • Wikin taustajärjestelmät pysyvät kunnossa, on varmistettu ja voidaan toivuttaa vikatilanteissa nopeasti
  • Wiki helpottaa tuotannon pyörittämistä tarjoamalla toimintaohjeet ja -resurssit nopeasti ja helposti
  • Wiki kasvaa ja kehittyy ympäristön asettamien vaatimuksien mukaisesti organisaation kasvaessa ja toiminnan kypsyessä

Periaatteessa nuo kaksi jälkimmäistä vastuualuetta vievät valtaosan ajastani. Seuraan jatkuvasti toiminnan kehittymistä ja muokkaan työkaluja tai luon uusia jotta työnteko pysyy mahdollisimman esteettömänä. Tämä tarkoittaa sitä että pysyttelen ajan tasalla kaikista prosessi-, organisaatio- ja työkalumuutoksista, kerään palautetta käyttäjiltä, palaveroin eri sidosryhmien kanssa… Ja ennen kaikkea suunnittelen ja suoritan muutoksia järjestelmään ja wikin sisältörakenteeseen.

Wiki on ollut meillä käytössä parisen vuotta ja siitä puolitoista vuotta olen toiminut järjestelmäpäällikkönä. Olen ollut ensimetreiltä asti mukana käyttöönotossa ja kirjoitinkin aiheesta opinnäytetyöni samaan aikaan kuin wiki otettiin meillä käyttöön. Toimenkuvani on muuttunut jatkuvasti ja tällä hetkellä ylläpitämiseen menee ehkä 40% työajasta ja kehittämiseen 60%.

Kalenterini on yleensä melko tyhjä. Esimieheni ei ohjaa työtäni juuri muuten kuin että prioriteetit tarkistetaan parin viikon välein. Työni on valtaosin itseohjautuvaa… Tai oikeastaan ympäristö sanelee kehityksen suunnan – mutta joudun itse arvioimaan, mikä se tarvittava suunta on. Kukaan ei voi kertoa minulle miten minun tulisi järjestelmää kehittää jotta se palvelisi yritystä parhaiten. Viikossa palavereita tai muita aikataulutettuja tapaamisia on tyypillisesti 1-5. Usein palaverin aiheena on jonkin tietyn aiheen dokumentaation sisältörakenteen suunnittelu.

Yhtä usein se liittyy perehdyttämiseen. Puolimuodollisia koulutustilaisuuksia järjestän vuodessa 20-30kpl ja epämuodollisia pikaperehdytyksiä, joko henkilökohtaisesti tai pienryhmissä, ehkä 10kpl kuukaudessa. Järjestelmä muuttuu jatkuvasti kun organisaatio muuttuu, ja tämän johdosta henkilöstöäkin täytyy jatkuvasti perehdyttää muutoksiin. Wikiin saattaa tulla uusi työkalu, tai jokin prosessi saattaa muuttua. Käyttöliittymää saatetaan päivittää jotenkin. Usein perehdytyksen syynä on yksinkertaisesti se, että henkilö on uusi firmassa eikä tiedä järjestelmästä mitään. Yrityksen kasvaessa vaihtuvuuskin on lisääntynyt ja uusia osaajia täytyy kouluttaa jatkuvasti.

Suurin pula on dokumentoinnin erikoisasiantuntijoista – sellaisista jotka tietävät miten wiki toimii, miten web-kirjoitus toimii, miten linkitetään, miten muotoillaan tekniset dokumentit niin että niitä on helppo ja nopea lukea, miten kirjoitetaan selvää suomea, miten käytetään kuvia… Vaadittuja taitoja on monia. Näille on aina tarvetta mutta aikaa taitojen oppimiseen ja käyttämiseen hyvin vähän. Muita töitä on niin paljon että dokumentaatioon ehditään käyttää vain 20% (minun arvioni) tarvitusta ajasta. Sekin on tosin parempi kuin useimpien yritysten tilanne (ehkä 0-5%). En suinkaan valita tilanteestani – innokkaita oppijoita on kuitenkin 100 ihmisen joukossa toistakymmentä. Ja firmamme porukka on oikeasti todella osaavaa ja kunnianhimoista. On upeaa tehdä töitä heidänlaistensa ihmisten kanssa.

Konkreettiset esimerkit

En ole oikeastaan vieläkään kertonut, mitä konkreettisesti teen päivisin. Tässä siis listaa.

  • Wikin sisältötapahtumien seuranta. Kuka on luonut mitäkin ja minne? Minkä tasoista sisältöä on luotu? Pitääkö siihen reagoida?
  • Vanhentuvan sisällön seuranta. Kuinka moni sivu on vanhentunut (sitä ei ole päivitetty vuoteen)? Miten niihin pitää reagoida?
  • Wikiin liittyvien uutisten seuranta. Mitä alustapäivityksiä on tullut? Mitä plugin-päivityksiä on tullut? Mitä uutta ne tuovat? Mitä riippuvuuksia niissä on? Mitä sisällönhallintaan ja intranetien hallintaan liittyviin alan blogeihin on kirjoiteltu? Miten me voimme hyödyntää tätä tietoa?
  • Alustan vakauden hallinta. Mitä hitaus- tai kaatuiluongelmia on ollut viime aikoina? Missä toiminnoissa on vikaa? Mistä ihmiset valittavat? Bugien korjaus ja analyysityökalujen käyttö ja hallinta.
  • Alustan päivitys. Confluencen ja sen pluginien testaus, päivitys ja tiedotus muutoksista. Tarvittavien koulutusten järjestäminen.
  • Uusien sisältöosien suunnittelu ja toteutus. Palaverointi muiden kanssa tarvittavista uusista alueista. Sisältösuunnittelun konsultointi niin sisäisesti kuin (harvemmin) asiakkaille.
  • Sisällön kokonaisuuden hallinta. Sisältöstrategian ylläpito. Kokonaisuuden hahmotus aika ajoin ja rakenteen, nimeämiskäytäntöjen, ulkonäön ja ohjeistuksen päivitys vastaamaan nykytilaa.
  • Wikin käyttöohjeistuksen kirjoitus ja ylläpito. Kaikkien pitää pystyä käyttämään wikin ominaisuuksia tehokkaasti ja ymmärtää mikä sen rooli yrityksessä on.
  • Koulutus ja perehdytys. Jatkuva neuvonta. Päivittäisiin ongelmiin ja kysymyksiin vastaaminen sekä suunniteltu tiedotus ja koulutus. Henkilökohtainen perehdytys tarvittaessa.

Innostuksen ja tyydytyksen lähteet

Niin kuin kuvasta näkyy, työ on todella monipuolista ja sisältää paljon tiedon keräämistä, käsittelyä, hyödyntämistä, uudelleenjäsentelyä ja uudelleenjakamista. Tässä olenkin parhaimmillani. Wikiurani alkoi siitä että kirjoitin sisältöä wikiin lähituen työstä. Olin siis ensimmäisten kahden vuoden aikana firmassa lähituessa jossa tuin asiakkaiden työasemia, tulostimia ja puhelimia asiakkaan tiloissa kasvotusten käyttäjien kanssa. Pian selvisi että työhön vaaditaan paljon ohjeistusta, checklistejä, erilaisia resursseja ongelmien ratkaisemiseen jne. Innostuin wikin nopeudesta luoda sisältöä ja helppoudesta muokata sitä. Asiat kehittyivät siitä sitten nopeasti ja tässä sitä ollaan. :)

Saan hyödyntää paljon muitakin taitoja työssäni. Wikin kehittäminen tarkoituksenmukaisesti vaatii jatkuvaa keskustelua muiden kanssa. Se vaatii myös että osaa asettua käyttäjän asemaan ja ymmärtää tämän tarpeet ja ongelmat. Wikin tarkoitus on ensisijaisesti helpottaa työntekoa, ja tätä varten täytyy tunnistaa suurimmat ongelmakohdat ja solmut päivittäisessä työnteossa. Siinä olen aina ollut hyvä. Ennen nykyistä rooliani jouduin vain turhautumaan siihen ettei ongelmia voinut ratkaista kun ei ollut työkaluja ratkaista niitä. Ei yksinkertaisesti ollut välineitä mahdollistaa muutosta työkaluissa ja työtavoissa.

Työtapojen muuttaminen onkin ihan oma haasteensa. Jos olet ikinä yrittänyt saada kulttuurimuutosta aikaan jossakin ryhmässä niin tiedät mistä puhun. Muutosvastarintaa on aina. On niitä vastarannan kiiskejä jotka eivät muuta tapojaan ennen kuin on pakko. Osaltaan ongelma on myöskin korkea kynnys muuttaa työtapoja, jos muutos hankaloittaa työntekoa edes hetkellisesti. Pysyvän kulttuurimuutoksen aikaansaaminen vaatii aikaa, omistautumista, positiivisuutta, energiaa, tahdonvoimaa, keskustelutaitoa, psykologisia taitoja… Tämä on ollut ja tulee jatkossakin olemaan suurin haasteeni. On turhauttavaa tajuta, että jos tänään saan idean uuteen tapaan tehdä töitä joka helpottaa kaikkien arkea, sen jalkauttamiseen voi mennä 6-12kk. Ja yleensä meneekin.

Muistelisin että wiki oli ollut käytössä vuoden kun puolet yksiköstämme vihdoin käytti sitä edes suunnilleen päivittäisellä tasolla. Suurin apu oli ulkoasun päivitys sellaiseksi että wiki sai identiteetin. Se ei ollut enää ”taas yksi yritys muuttaa dokumentointitapoja” (aikaisempia oli siis ollut 3-4) vaan ihan oikea järjestelmä jolla on tarkoitus ja suunta. Ihmiset alkoivat uskoa siihen että siitä tulee tärkeä työkalu. Noin kuukausi ulkoasun päivittämisen jälkeen yksiköllä oli kehityspäivä, jolloin pohdittiin yhdessä tuumin sitä, miten toimintaa voitaisiin kehittää. Lähestulkoon kaikki kehitysehdotukset liittyivätkin yllättäen wikin hyödyntämiseen. Wiki oli yhtäkkiä toiminnan kehittämisen de facto työkalu. Siitä päivästä lähtien kasvu ja kehitys on ollut kovaa, ja jätin muutamaa kuukautta myöhemmin lähituen hommat siirtyäkseni järjestelmän täysipäiväiseksi kehittäjäksi.

Muutosvastarinnasta ja muutosten aikaansaamisen hitaudesta huolimatta olen todella onnellinen työssäni. Harva ihminen saa hyödyntää melkein kaikkia taitojaan työssään. Harva ihminen saa suunnitella päivänsä ja viikkonsa vapaasti ilman ulkopuolista ohjausta (tukea kyllä saa). Harva ihminen voi tulla toimistolle vapaasti, joskus vaikka klo 10, ilman että kukaan huomauttaa asiasta (pääasia että järjestelmä on toimintakuntoinen ja reagoi ongelmiin ja kysymyksiin).

Asian ydin

I love my job! Kaikkein hienointa on se tunne, että oikeasti saa aikaan muutoksia. Juuri haastavuus tekee aikaansaannoksista niin palkitsevia. Tiedän, ettei kuka tahansa pystyisi saamaan aikaan niitä muutoksia joita minä olen työlläni mahdollistanut, koska en ole missään vaiheessa menettänyt uskoani. Olen pitkäjänteisesti toteuttanut visiotani, vastoinkäymisistä huolimatta. Olen kyennyt rakentamaan järjestelmän joka suurissa määrin ohjaa 100 ihmisen toimintaa yrityksessä ja helpottaa heidän työntekoaan. Wikissämme on toistakymmentätuhatta sivua joista noin kolmasosa on käynyt minun käteni kautta. Olen rakentanut käyttöliittymän ulkoasun omin käsin tutkimalla järjestelmän rakenteita, kokeilun ja epäonnistumisen kautta, vaikka siinä kesti 6 kuukautta ja siihen meni 180 tuntia aikaa. Olen dokumentoinut uskomattoman määrän järjestelmiä, työkaluja, prosesseja, tiimejä, asiakkaita ja muita aiheita. Olen yksin kouluttanut koko puolitoistavuotisen toimenkuvani aikana yli 150 ihmistä wikin käyttöön.

Muutama vuosi sitten en pystynyt keskittymään mihinkään aiheeseen muutamaa kuukautta pidempään. Menetin mielenkiintoni nopeasti. Tämä on ensimmäinen aihe elämässäni jota olen jaksanut jo puolitoista vuotta väsymättä ja lannistumatta. Aika ajoin on toki tullut pieniä lannistumisia, mutta ne eivät ole kestäneet paria päivää pidempään. En ole ikinä elämässäni saanut mitään näin konkreettista aikaan, enkä ole ollut mistään näin ylpeä.

Toivon, että sinäkin joskus pääset yhtä inspiroivaan toimeen.

Kirjoita kommentti